Inhoudsopgave
We leven in een tijd waarin “druk zijn” nog te vaak wordt verward met “effectief zijn”. Waar zichtbaar bezig zijn – volle inboxen, volle agenda’s, ellenlange overleggen – een statussymbool lijkt te zijn geworden. Maar laten we eerlijk zijn: maakt dat je werkelijk effectiever?
Het nieuwe denken over productiviteit
In zijn boek Slow Productivity beschrijft Cal Newport een anekdote over John McPhee, prijswinnend auteur voor The New Yorker. McPhee nam een jaar lang de tijd om zich in één onderwerp te verdiepen (dennenbomen), en nog een jaar om zijn artikel te schrijven. Niet “productief” volgens klassieke standaarden, maar wél buitengewoon effectief. Hij schreef 29 boeken, won de Pulitzer Prize, heeft 50 jaar lang geschreven voor de New York Times, onderwees een non-fictie module aan Princeton en heeft zeer veel goede schrijvers opgeleid.
Deze tijd van kenniswerkers en AI vraagt om een nieuwe visie op productiviteit binnen organisaties.
Van akker tot assemblagelijn: waar ons productiviteitsdenken vandaan komt
Onze traditionele maatstaven voor productiviteit zijn goed te verklaren.
Stap 1: De boer
Op het land was productiviteit simpel: hoe meer graan per vierkante meter, hoe beter. Sturen op input i.r.t. output. Meetbaar. Tastbaar. Logisch.
Stap 2: De fabriek
Henry Ford perfectioneerde dat principe. In 1913 reduceerde hij de productietijd van een Ford Model T van 13,5 naar 1,5 uur. Ook hier was de hoeveelheid output makkelijk te relateren aan de geleverde input.
Stap 3: Jij, de kenniswerker
Maar jij produceert geen graan of auto’s. Je denkt, creëert, beslist. Probeer dat maar eens in Excel te vangen. Is een dag vol meetings productief? Of juist drie uur ongestoord denken over de strategische koers van het bedrijf?
Het oude model kraakt. Tijd voor een nieuwe kijk op productiviteit
De valkuil van pseudo-productiviteit
Voor kenniswerkers is productiviteit lastig meetbaar. Daarom zijn we iets anders gaan belonen: zichtbare activiteit.
Veel e-mails versturen – liefst ‘s avonds of in het weekend. Aanwezig zijn bij zoveel mogelijk overleggen. Gehaast door het kantoor lopen, altijd met de telefoon aan het oor.
Het gevolg? We doen vooral oppervlakkig werk dat weinig bijdraagt aan echte resultaten. We communiceren meer over werk dan dat we het werk zelf doen.
We checken onze inbox elke 6 minuten en brengen gemiddeld 30% van onze werktijd door in onze mail – dat is meer dan 660 uur per jaar!
Het zijn allemaal tekenen van zichtbare activiteit. Maar echt resultaat? Dat blijft vaak uit. Wat we nodig hebben, is een radicale switch van zichtbaarheid naar daadwerkelijke impact.
Van productiviteit naar effectiviteit
Dit vraagt om een nieuwe visie op productiviteit. De transitie van productiviteit naar effectiviteit.
- Productiviteit: sturen op input i.r.t. de gewenste output en dit proces steeds verder optimaliseren
- Pseudo-productiviteit: vooral druk lijken. Vaak versnipperd en zonder echte output
- Efficiency: zoveel mogelijk doen in zo weinig mogelijk tijd. Met name sturing op input, weinig oog voor gewenste output
Effectiviteit: vrijheid en ruimte geven m.b.t. de input en nadrukkelijk sturen op de gewenste output. Minder korte termijn (geen KPI’s per kwartaal) en monitoring op de lange termijn.
Administratieve overhead: de stille killer
Elke taak brengt ‘mentale bagage’ mee: communicatie, afstemming, documentatie, updates. Dit kost tijd en cognitieve capaciteit. Hoe meer projecten je parallel draait, hoe minder tijd er overblijft voor daadwerkelijk werk.
Stel je eens het volgende voor. Je hebt 7 uren nodig voor het schrijven van een rapport, waarbij één uur nodig is voor administratieve overhead. In één dag schrijf je één rapport.
Nu heb je vier rapporten tegelijkertijd, dat betekent ook vier uren overhead per dag. Dit betekent dat je nog slechts 4 uren per dag kunt werken. Nu heb je twee dagen nodig om één rapport af te ronden.
Meer taken ≠ meer output. Sterker nog: het halveert je effectiviteit.
Doe minder dingen
Deze strategieën helpen je om minder te doen en meer impact te maken.
- Pas het Pareto-principe toe: Focus op 20% van het werk, dat 80% van het resultaat oplevert. Kwaliteit boven kwantiteit.
- Stel grenzen: Bepaal je eigen grenzen in je werkweek. Denk aan: minimaal twee dagdelen gefocuste werktijd, minimaal één dag thuiswerken, maximaal 2 avonden werkactiviteiten in de week.
- Gebruik het 4DX-Framework: Minder is beter. Stel een resultaatdoel en een procesdoel per afdeling. Houd een scorebord bij m.b.t. deze doelstellingen en zorg voor accountability.
Maak slim gebruik van je brein
Wil je leren hoe je effectiever kunt werken, zodat je met minder stress betere kwaliteit kunt leveren?
- Meld je aan voor onze Knowledge Hub en ontdek strategieën om slimmer te werken en stress te verminderen: Kenniscentrum – Braindrills.
- Meld je aan voor onze open trainingstweedaagse op vrijdag 16 mei en vrijdag 6 juni april: Je brein op orde – Braindrills.
Douwe Jan van der Wal
Head of Learning Braindrills
Literatuurlijst
Martin, L. M. (2024). Uptime: A Practical Guide to Personal Productivity and
Wellbeing. Harper Business.
McChesney, C., Covey, S., Huling, J., Thele, S., & Walker, B. (2022). The 4
Disciplines of Execution: Revised and Updated: Achieving Your Wildly Important
Goals. Simon and Schuster.
Newport, C. (2024). Slow productivity: The Lost Art of Accomplishment Without
Burnout. Penguin.
Newport, C. (2016). Deep work: Rules for Focused Success in a Distracted World.
Hachette UK.
