Inhoudsopgave
Wat is de droger-methode?
Laura Mae Martin
Laura Mae Martin is Executive Productivity Adviser bij Google. Al reeds zeven jaar helpt zij executives om effectiever te werken, waaronder ook het effectiever omgaan met hun mailbox. In haar boek UpTime gebruikt Martin de metafoor van een droger voor het omgaan met mail.
Droger-methode
Stel je eens voor, je hebt alle was in de droger gestopt en de droger is klaar met draaien. Je pakt een shirtje uit de droger en vouwt deze op. Vervolgens loop je met het shirtje de trap op naar de slaapkamer. Je legt het shirtje in de kast. Je loopt terug naar beneden naar de droger. Je pakt een trui uit de droger en vouwt deze op. Vervolgens loop je weer de trap op, naar de slaapkamer en legt de trui in de kast. Wanneer je weer bij de droger aankomt, pak je een spijkerbroek uit de droger. Deze is nog een beetje nat. Je gooit de spijkerbroek terug in de droger en besluit om daar later op terug te komen.
Zie je al gelijkenissen met het beantwoorden van je mail?
Bij het omgaan met de droger zou je dit vanzelfsprekend anders aanpakken. Wanneer de droger klaar is, haal je eerst alle kleding uit de droger. Vervolgens vouw je alle kleding op. Pas daarna loop je naar de slaapkamer en leg je alle kleding in de kast.
Input, verwerking en output
Wat je hier doet is onderscheid maken tussen input, verwerking en output. Je kunt input zien als het uit de droger halen van alle kleding (verzamelen). Je kunt de verwerking zien als het opvouwen en de output als het in de kleding leggen van de kast.
Zo zou je ook met je e-mail moeten omgaan: maak onderscheid tussen input, verwerking en output.
Drie stappen van slim mailbeheer
✅ Input – Wanneer je je inbox opent, verwerk je alle input, dus je beantwoordt altijd alle mail. Dit kan heel vlot (maak gebruik van sneltoetsen).
✅ Verwerking – Hanteer de populaire 2-minutenregel uit Getting Things Done: Mails korter dan 2 minuten beantwoord je direct. Mails langer dan 2 minuten zet je op je takenlijst en je laat in een reactie weten dat je er later op terugkomt.
✅ Output – Taken die voortkomen uit mails zet je in je persoonlijke workflow en plan je in op een moment dat past bij je prioriteiten.
Waarom dit werkt? Drie wetenschappelijke verklaringen
Het onderscheid maken tussen input, verwerking en output geeft rust en ruimte in je hoofd en verhoogd je effectiviteit.
🔬 Minder cognitieve belasting – Sweller’s Cognitieve Belastingstheorie (1988) toont aan dat het voortdurend schakelen tussen verschillende soorten werk je werkgeheugen overbelast, waardoor je minder efficiënt werkt. Het clusteren van taken vermindert de belasting van je werkgeheugen.
🔬 Lagere switch-costs – Monsell (2003) laat zien dat constant wisselen tussen taken energie vreet en je brein telkens tijd nodig heeft om opnieuw op gang te komen.Onderscheid maken tussen input, verwerking en output verhoogd efficiëntie en verlaagt de ‘switching costs’.
🔬 Hogere prestaties – Liu et al. (2016) toonden aan dat multitasken en snel wisselen tussen taken de prestaties vermindert. De hersenen hebben een beperkte capaciteit voor het tegelijkertijd verwerken van informatie en het switchen tussen taken kan deze capaciteit overschrijden. Belangrijke taken uit mails op een later moment plannen en gefocust uitvoeren verhoogt de kwaliteit.
Liever minder mailen dan beter mailen
De beste manier om met e-mail om te gaan? Minder e-mailen.
In zijn tijd als CTO bij Atlantic Media berekende Tom Cochran dat iedere verstuurde mail zijn bedrijf €0,95 kostte aan loonkosten. Stel je voor hoeveel productiviteit er verloren gaat als jij en je collega’s continu aan het mailen zijn. Daarnaast weten we dat je voor iedere 100 mailtjes die je verstuurd, er 130 terugkrijgt.
Ondanks strategieën om effectiever te mailen, blijft minder mailen het belangrijkste advies.
Maak slim gebruik van je brein
Wil je leren hoe je wetenschappelijke inzichten kunt inzetten om effectiever te werken en meer gedaan te krijgen met minder moeite?
- Meld je aan voor onze Knowledge Hub en ontdek strategieën om slimmer te werken en stress te verminderen: Kenniscentrum – Braindrills.
- Meld je aan voor onze open trainingstweedaagse op vrijdag 28 maart en vrijdag 11 april: Je brein op orde – Braindrills.
Douwe Jan van der Wal
Head of Learning Braindrills
Literatuurlijst
Allen, D. (2001). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. http://ci.nii.ac.jp/ncid/BA74888857
Mae Martin, L. (2024). UpTime (1ste editie). Harper Business.
Sweller, J. (1988). Cognitive load during problem solving: Effects on learning. Cognitive Science, 12(2), 257–285.
Monsell S. (2003). Task switching. Trends Cogn Sci: 134-140.
Liu, S., Wadeson, A., Kim, N. Y., & Nam, C. S. (2016). Effects of Working Memory Capacity, Task Switching, and Task Difficulty on Multitasking Performance. Proceedings of the Human Factors and Ergonomics Society Annual Meeting, 60(1), 502-506.
