Inhoudsopgave
E-mail voelt gratis, maar in werkelijkheid is het een enorme kostenpost. Stel je eens voor: je verstuurt een mailtje van een paar zinnen. Geen probleem, toch? Maar wat als elke mail je organisatie €0,95 zou kosten?
Dat is precies wat Tom Cochran, voormalig CTO van Atlantic Media, ontdekte toen hij de e-mailstroom in zijn bedrijf analyseerde. Zijn conclusie: het bedrijf besteedde jaarlijks meer dan €1.000.000 aan e-mailverkeer.
De studie van Tom Cochran
“Mijn functiebeschrijving omvat niet het beheren van de e-mailstroom. Die van jou waarschijnlijk ook niet. Maar het maakt een steeds groter deel uit van het werk dat we doen. Afgelopen herfst heb ik in één week 511 e-mails ontvangen en 284 verzonden. Bijna 160 e-mails per dag, dat is belachelijk. “Zelfs als ik efficiënt zou zijn en elke e-mail in 30 seconden zou verwerken, zou het nog steeds bijna anderhalf uur duren.”
Dit schreef Tom Cochran, destijds Chief Technology Officer (CTO) voor Atlantic Media, in een artikel in de Harvard Business Review. Na een analyse van zijn eigen mail begon hij de e-mailcommunicatie van collega’s te analyseren. Hij analyseerde het aantal e-mails dat collega’s per dag ontvangen, hij berekende de gemiddelde typsnelheid (aantal woorden per minuut), de leessnelheid, het antwoordpercentage, het aantal woorden per mail, het gemiddelde salaris en het totaal aantal werknemers. Op basis daarvan kwam hij tot twee verontrustende conclusies.
👉 De totale kosten van e-mailcommunicatie voor de organisatie zijn meer dan €1.000.000 per jaar.
👉 De kosten per verstuurde mail zijn €0.95.
Waarom is e-mail zo duur?
Naast de financiële impact zijn er andere verborgen kosten:
❌ Continue bereikbaarheid verlaagd productiviteit – Perlow (2012) liet in haar onderzoek bij de Boston Consulting Group zien dat minder digitale connectiviteit de productiviteit, het welzijn en het plezier in werk verhoogt. Toch voelen veel kenniswerkers de druk om constant beschikbaar te zijn.
❌ E-mail stimuleert oppervlakkig werk – In het boek Deep Work omschrijft Cal Newport e-mail als een oppervlakkige vorm van werk. Terwijl juist ‘Deep Work’ nodig is om voortgang te boeken op de belangrijke strategische thema’s van je organisatie.
❌ Je werkt reactief in plaats van proactief – Werken vanuit je inbox betekent dat je dag wordt bepaald door de prioriteiten van anderen, niet door je eigen doelen.
❌ E-mail vermenigvuldigt zichzelf – Voor elke 100 verstuurde e-mails ontvang je gemiddeld 130 antwoorden. Hoe meer je mailt, hoe meer mail je terugkrijgt.
Wat kun je doen? Drie praktische oplossingen
Gelukkig zijn er ook oplossingen die je individueel, als team of als organisatie kunt implementeren.
✅ Gebruik een ‘Te bespreken met…’ lijst – Noteer punten voor collega’s met wie je regelmatig overlegt, in plaats van direct een e-mail te sturen. Vaak is een mail niet nodig en kun je het later mondeling bespreken.
✅ Werk met een gedeelde agenda – Teamleden kunnen updates en mededelingen rechtstreeks in een gezamenlijke agenda zetten, zonder dat er mailverkeer nodig is.
✅ Gebruik directe communicatie – Bel of spreek een collega aan in plaats van te mailen. Dit voorkomt eindeloze mailwisselingen en bespaart tijd.
Maak slim gebruik van je brein
Wil je leren hoe je wetenschappelijke inzichten zoals het Zeigarnik-effect kunt inzetten om effectiever te werken en meer te doen met minder moeite?
- Meld je aan voor onze Knowledge Hub en ontdek strategieën om slimmer te werken en stress te verminderen: Kenniscentrum – Braindrills.
- Meld je aan voor onze open trainingstweedaagse op vrijdag 11 april, 16 mei en 6 juni: Je brein op orde – Braindrills.
Douwe Jan van der Wal
Head of Learning Braindrills
Literatuurlijst
Cochran, T. (2014). Email is not free. Harvard Business Review. https://hbr.org/2013/04/email-is-not-free
Newport, C. (2016). Deep Work: Rules for focused success in a Distracted world. Piatkus.
Perlow, L. (2010). Sleeping with your smartphone: How to break the 24-7 habit and change the way you work. Harvard Business Review Press.
